Le tableau des effectifs et des heures

L’objectif du TDB des effectifs et des heures (page 10)

Les objectifs de ce tableau sont de rapprocher les heures de travail disponible du fait de la présence de salariés et les heures qui sont « utilisées » par les diverses tâches à réaliser.

On peut alors comprendre, par fonction, si on a assez de main d’œuvre ou si on paye les gens à ne rien faire.

Rappel des règles dans DéfiBrasserie. Les salariés travaillent 150 heures par mois et le dirigeant 200 heures. Seul le dirigeant est polyvalent, il fait ce que les salariés d’une fonction ne peuvent pas faire.  

En fait, les heures du dirigeant ne sont pas limitées. Par contre, dépasser significativement les 200 heures entraine une mauvaise évaluation.

Comment est structuré le tableau de suivi des heures ?

Comme pour la masse salariale, l’analyse se fait par fonction ou métier.

On rappelle d’abord les effectifs et les heures disponibles. Puis figurent les besoins en heures – ces besoins sont détaillés dans la 2^ème partie du tableau.

• Cela permet d’établir un 1^er ratio global : heures disponibles / heures passées. Ce ratio doit se rapprocher de 100%.
• On détermine ensuite, métier par métier s’il y a des heures inutilisées, signe que des gens ont des moments d’inactivité. Un ratio général est calculé : heures inutilisées / heures disponibles. Evidemment ce ratio doit tendre vers 0%.
• La 3^ème exploitation de ces données est de travailler sur les heures du dirigeant. On va d’abord faire ressortir les heures qu’il passe pour faire ce que les salariés des métiers n’ont pas fait. Et on va ajouter ses heures spécifiques de direction.

Ce total permet alors de voir (en bas de la page 10) si le dirigeant a des heures inutilisées ou si au contraire il en fait plus qu’il ne peut.

Le détail des heures travaillées (pages 11 et 12)

Ces heures sont détaillées par métier.

Les pavés sont agrémentés pour certains de ratio qui pourront être utilisées pour faire des prévisions. Par exemple, le nombre d’heures pour produire 100 litres ou bien combien de temps pour faire 10 k€ de CA.

Les évaluations pour la fonction RH et heures

Elles sont détaillées dans le document que faire en cas de mauvaise évaluation sur les effectifs et les heures.

Les points de vigilance

Anticiper les besoins des périodes à venir

Essayer de travailler des prévisions pour savoir de quelle structure de personnel on aura besoin. Garder en tête qu’une décision d’embauche se traduit par du travail effectif le mois suivant.

Faire bouger les effectifs et les horaires prend du temps (voir les pavés de la droite de ces pages du document).

Dans la vraie vie – pour aller plus loin

Faire réfléchir aux difficultés que représente la captation des heures, ce qui explique que ces heures sont souvent mal connues dans les entreprises.